E-mail marketing para hotelaria: tudo o que você precisa saber

Hoje vamos conversar sobre uma estratégia que pode fazer a diferença no seu hotel, pousada ou hostel: o e-mail marketing para hotelaria.

No meio digital, onde a personalização e o relacionamento contínuo com o cliente têm sido cada vez mais valorizados, o e-mail marketing é uma ferramenta que pode te ajudar a melhorar a comunicação e criar boas experiências para seus hóspedes.

Você já deve ter notado que grandes redes hoteleiras, OTAs e portais de viagens como Trivago, Zarpo e Tripadvisor utilizam essa ferramenta para conquistar clientes, certo? Mas e os pequenos hotéis e pousadas independentes? Muitas vezes, essa estratégia não chega sequer a ser considerada.

Por isso, meu objetivo aqui é simples: compartilhar dicas práticas para que você possa implementar campanhas de e-mail marketing que realmente façam a diferença. 

Continue comigo para entender como aproveitar todo o potencial dessa ferramenta!

O que é e-mail marketing para hotelaria e por que é importante?

Em essência, e-mail marketing é uma estratégia de Marketing Digital que utiliza o envio de e-mails para se conectar diretamente com seus clientes, através de informações relevantes, promoções e conteúdos personalizados.

Existem várias plataformas que fazem isso de forma automatizada, algumas até gratuitas. Ferramentas como RD Station, ActiveCampaign, MailChimp e Dinamize são bastante conhecidas e oferecem uma série de funcionalidades que podem facilitar muito a sua vida.

Com uma ferramenta adequada, você:

• Otimiza os envios, principalmente através das automações;
• Consegue segmentar sua lista de contatos;
• Mensura a performance de cada campanha, acompanhando a taxa de abertura dos e-mails, a taxa de cliques nos links e outras métricas importantes.

Essas informações são muito importantes para entender o que funciona ou não em suas estratégias de captação e conversão.

Quais são as melhores ferramentas de e-mail marketing para hotelaria?

Existem diversas plataformas no mercado, mas algumas possuem uma melhor usabilidade e configurações de automação de e-mail, que são mais úteis e funcionais para o nosso setor, como RD Station, ActveCampaign e MailChimp. Confira essas e outras opções disponíveis atualmente:

RD Station

O RD Station é uma ferramenta brasileira que tem ganhado bastante popularidade. Ele possui uma interface intuitiva e uma série de funcionalidades que facilitam a criação e gestão de campanhas de e-mail marketing.

Além disso, possui automações que podem ser configuradas para enviar algumas mensagens, como por exemplo:

• E-mail de boas-vindas;
• Lembretes de check-in próximo;
• Sugestões de passeios e atividades locais, personalizadas de acordo com o perfil do cliente.

ActiveCampaign

O ActiveCampaign permite criar fluxos de trabalho complexos que podem ajudar a manter um relacionamento contínuo com seus hóspedes.

A ferramenta também se integra bem com outros sistemas, o que é ótimo para quem já utiliza um sistema de gestão hoteleira (PMSs), que oferece alguns desses recursos, mas com certas limitações.

Na hotelaria, o ActiveCampaign pode auxiliar a:

• Melhorar fluxos de trabalho através de automações que enviam e-mails em diferentes etapas da jornada do hóspede, desde a reserva até o pós-checkout;
• Criar uma segmentação de e-mails para enviar ofertas personalizadas, como upgrades ou pacotes especiais;
• Enviar e-mails para solicitar feedback após a estadia, com o objetivo de melhorar os serviços oferecidos.

MailChimp

O MailChimp é uma das plataformas mais conhecidas e usadas no mundo do e-mail marketing.

Ele é bastante intuitivo, além de ter diversos templates prontos que facilitam a criação de e-mails atrativos. Suas funcionalidades de automação permitem enviar mensagens personalizadas com base no comportamento dos hóspedes.

Para aproveitar ao máximo o potencial da ferramenta:

• Utilize templates para criar e-mails atraentes sem precisar de conhecimentos avançados de design;
• Envie e-mails baseados no comportamento digital e nas ações dos hóspedes;
• Crie campanhas promocionais para datas especiais, como feriados e eventos locais.

Dinamize

A Dinamize é outra que merece destaque. Ela oferece uma boa combinação de usabilidade e funcionalidades avançadas, que permite segmentar sua lista de contatos para criar automações que ajudam a manter o relacionamento com os hóspedes ao longo do ano.

A melhor forma de aproveitar todos os recursos da ferramenta, é:

• Fazer uma segmentação eficiente: para isso, divida sua lista de contatos em segmentos específicos, como famílias, casais ou viajantes a negócios;
• Criar automações de relacionamento: configure o envio de e-mails em datas comemorativas, como aniversários, Natal, Ano Novo ou datas de reserva;
• Utilizar as funções de relatórios: são ótimos para analisar o desempenho das campanhas e ajustar suas estratégias.

LeadLovers

O LeadLovers é uma plataforma que oferece também funcionalidades de automação de marketing e vendas. Ele é bastante completo e pode ser uma boa opção para quem busca uma solução mais integrada.

Na hotelaria, você pode usar para:

• Criar funis de vendas que guiarão os hóspedes desde a descoberta do hotel até a reserva;
• Fazer integrações com sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar melhor os leads e hóspedes;
• Combinar e-mail marketing com outras estratégias, como SMS e redes sociais, para uma abordagem em multicanais.

Critérios para escolher a melhor ferramenta de e-mail marketing para hotéis e pousadas

Ao escolher uma ferramenta de e-mail marketing, é importante considerar alguns critérios:

• Usabilidade: deve ser fácil de usar, com uma interface intuitiva;
• Preço: avalie se o custo da ferramenta cabe no orçamento do seu hotel;
• Suporte técnico: verifique se a empresa oferece um bom suporte, caso você precise de ajuda;
• Integrações: a ferramenta deve se integrar bem com outros sistemas que você já utiliza;
• Automações personalizadas: é importante que você consiga criar automações que atendam às necessidades específicas do seu hotel.

Como fazer a segmentação de e-mail marketing na hotelaria?

A segmentação e a personalização de e-mails para enviar conteúdos relevantes pode fazer uma grande diferença na forma como seus hóspedes percebem o seu hotel. Isso ajuda a criar um relacionamento, e aumenta as chances de fidelização e novas reservas.

Na prática, em vez de enviar e-mails para toda a sua lista, você pode organizar seus contatos com base em diferentes critérios, tornando suas mensagens mais relevantes.

Imagine que você é um hóspede que acabou de fazer uma reserva e recebe um e-mail promocional para um período próximo à sua estadia. Isso não faz muito sentido, certo? A segmentação ajuda a evitar esse tipo de situação, garantindo que cada hóspede receba conteúdos que importam para ele naquele momento.

Confira alguns critérios que você pode usar para segmentar a lista de e-mails:

• Região: país, estado ou cidade;
• Tipo de hóspede: se já se hospedou ou se deseja se hospedar em breve;
• Motivo da viagem: negócios ou lazer;
• Data de aniversário: permite enviar ofertas especiais em datas comemorativas;
• Status da reserva: pediu orçamento e não reservou, ou cancelou a reserva.

Para ter bons resultados, evite comprar listas de e-mails. Além de prejudicar a imagem do seu hotel, isso pode afetar a entregabilidade das suas campanhas.

E-mails marcados como SPAM podem colocar seu domínio em listas indesejadas, fazendo com que futuros e-mails também sejam direcionados para o lixo eletrônico. A melhor maneira é crescer a lista de forma orgânica.

Também é importante manter sua lista sempre “limpa” e atualizada. Para isso, remova contatos que não interagem com seus e-mails, que pediram descadastramento ou marcaram suas mensagens como SPAM.

Mas isso de nada adianta se você enviar apenas e-mails promocionais. É preciso criar conteúdos relevantes para que seus potenciais hóspedes desejem continuar inscritos.

Aqui estão algumas ideias:

• E-mails pré-check-in, dando boas-vindas, oferecendo informações sobre a reserva e dicas;
• E-mails pós-check-out: com agradecimento pela estadia, e o envio de uma pesquisa de satisfação;
• E-mails híbridos: promoções combinadas com conteúdos interessantes, como artigos do seu blog ou dicas da região;
• Newsletters: envie artigos do seu site ou uma seleção com os mais lidos do mês;
• Datas Especiais: envie e-mails de aniversário ou outras datas comemorativas com ofertas exclusivas.

Além disso, utilize estratégias de upsell e cross-sell para oferecer upgrades e produtos adicionais que possam interessar aos seus hóspedes.

Como usar automações para melhorar a experiência dos hóspedes?

As automações de e-mails podem melhorar a experiência dos seus hóspedes e tornar a gestão do seu hotel muito mais tranquila. Imagine poder enviar mensagens personalizadas no momento certo, sem precisar fazer tudo manualmente.

Parece ótimo, não é? Então, vamos explorar algumas automações que podem fazer toda a diferença:

• Logo após o check-in, um e-mail de boas-vindas pode ser enviado automaticamente com informações úteis sobre o hotel, como horários de funcionamento, serviços disponíveis. Inclua um guia com dicas de restaurantes e atrações para ajudar o hóspede a se sentir bem acolhido;
• Alguns dias antes, você pode enviar um e-mail oferecendo a opção de check-in antecipado, para evitar filas e ajudar a organizar melhor a recepção do hotel;
• Durante a estadia, envie e-mails automáticos oferecendo upgrades ou serviços adicionais, como um pacote de spa, uma garrafa de espumante ou um jantar especial. Essas ofertas personalizadas podem aumentar a satisfação do hóspede e, ao mesmo tempo, gerar receita extra;
• No dia do checkout, um e-mail pode ser enviado agradecendo a estadia e solicitando feedback através de uma pesquisa de satisfação. Isso mostra ao hóspede que a opinião dele é importante e ajuda a identificar possíveis áreas de melhoria no seu serviço;
• Por fim, que tal reengajar hóspedes que não retornaram após um ano? Para isso, envie uma mensagem com uma oferta especial para incentivá-los a voltar. Pode ser um desconto exclusivo, uma noite extra grátis ou algum outro benefício que faça sentido para o seu público.

Como capturar leads ao longo do ano

Capturar leads de maneira contínua e legal é uma estratégia que pode trazer muitos benefícios para o seu hotel.

A seguir, vamos falar sobre algumas práticas que podem ajudar você a construir uma lista de contatos valiosa e engajada, respeitando sempre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Entrada nas listas de contatos

Para começar, é importante garantir que a entrada dos leads em suas listas de e-mails para hotelaria seja feita de maneira legal e transparente. Para isso, utilize formulários de inscrição que deixem claro para o usuário como seus dados serão utilizados.

Inclua uma caixa de seleção para que ele possa consentir com o recebimento de e-mails e, se possível, ofereça um link para a política de privacidade do seu hotel.

Ofereça incentivos para o cadastro

Uma boa maneira de incentivar as pessoas a se inscreverem é oferecer algo em troca. Pode ser uma porcentagem em desconto na próxima estadia ou até mesmo a participação em um sorteio.

Esses incentivos tornam o cadastro mais atraente e aumentam as chances de conversão.

Crie um calendário de disparos

Para manter uma comunicação constante e organizada, é importante criar um calendário de disparos de conteúdos e ofertas.

Desse modo, é preciso planejar com antecedência os e-mails que serão enviados ao longo do ano, determinando datas, objetivos, públicos e conteúdos.

Um planejamento mensal pode ser um bom começo, e você pode usar uma planilha de Excel para organizar essas informações de forma prática.

E-mail marketing para hotelaria: Crie conteúdos relevantes e engajadores

Um excelente conteúdo dos e-mails é o que vai ajudar a manter os leads interessados e engajados. Portanto, evite usar muitas imagens, pois isso pode fazer com que os servidores de e-mail classifiquem suas mensagens como SPAM.

Foque em títulos curtos e persuasivos, e escreva de forma clara e interessante. Lembre-se de que a maioria das pessoas não rola o e-mail até o final, então coloque as informações mais importantes logo no início.

Use boas CTAs

Call to Actions (CTAs) ajudam a direcionar os leitores para a ação desejada. Eles podem ser links, botões ou imagens que incentivem o usuário a realizar uma ação, como “reserve agora”, “saiba mais”, “solicite um orçamento” ou “leia mais”. Coloque esses CTAs no início do e-mail para garantir que sejam vistos.

Implementar essas estratégias pode parecer um desafio no início, mas os benefícios a longo prazo certamente compensam o esforço.

Conclusão

Chegamos ao fim deste artigo, e espero que as dicas compartilhadas aqui tenham sido úteis para você! Lembre-se, uma estratégia de e-mail marketing para hotelaria bem estruturada pode aumentar suas reservas e fortalecer o relacionamento com seus hóspedes ao longo do ano. 

Cada mensagem é uma oportunidade de criar uma conexão mais forte e personalizada com seu público-alvo e reforçar ainda mais suas estratégias de marketing hoteleiro.

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Perguntas frequentes

Confira, a seguir, as respostas para as dúvidas comuns sobre e-mail marketing para hotelaria. 

Qual a melhor frequência para enviar e-mails de marketing na hotelaria?

A frequência de um a dois e-mails por mês é o mais recomendado. Isso mantém os clientes informados e engajados sem sobrecarregá-los, e permite atualizações sobre promoções e eventos especiais.

Como personalizar e-mails para aumentar as reservas?

Para isso, use o nome do destinatário, segmente o público com base em interesses e histórico de estadias, e ofereça ofertas exclusivas ou recomendações personalizadas de atividades e serviços

Quais as vantagens do e-mail marketing para pequenas hospedagens?

O e-mail marketing para pequenas hospedagens oferece alcance direto ao cliente e capacidade de segmentação por um custo baixo. Além disso, promove ofertas exclusivas e ajuda a fortalecer o relacionamento com os hóspedes.